Telefonanlage für Unternehmen: Cloud, VoIP, Teams-Telefonie

Woran es bei der Telefonie im Betrieb meistens hakt

Gespräche klingen abgehackt, haben Echo oder brechen ab.
Anrufe gehen verloren, wenn gerade niemand abnimmt.
Keine Weiterleitung aufs Handy oder ins Homeoffice.
Mitarbeiter telefonieren mit Kunden über private Handynummern.
Die alte Anlage läuft noch, aber Ersatzteile und Updates gibt es nicht mehr.
Niemand im Betrieb weiß, wie man eine Ansage ändert oder eine neue Nebenstelle anlegt.

Cloud-Telefonanlage oder Anlage im eigenen Netz

Eine moderne Telefonanlage ist Software. Die Frage ist nur, wo sie läuft: im Rechenzentrum eines Anbieters oder auf einem Gerät in Ihrem Betrieb. Beides ist eine IP-Telefonanlage, beides nutzt dieselben Telefone, und in beiden Fällen kommen die Gespräche über den Internetanschluss.

Wir empfehlen keine der beiden Varianten pauschal. Entscheidend sind die Zahl der Nebenstellen, die Qualität Ihrer Internetleitung, wie viel im Homeoffice oder unterwegs telefoniert wird und ob jemand die Anlage pflegen soll oder nicht.

Cloud-Telefonanlage: Die Anlage läuft beim Anbieter, Sie zahlen in der Regel monatlich je Nutzer. Im Betrieb stehen nur die Telefone. Updates und Betrieb übernimmt der Anbieter, neue Arbeitsplätze und Standorte lassen sich ohne zusätzliche Hardware anbinden. Dafür hängt alles an der Internetleitung, und Ihre Verbindungsdaten liegen bei einem Dienstleister.
Anlage im eigenen Netz: Die Anlage läuft auf einem eigenen Gerät oder einem kleinen Server bei Ihnen. Die Verbindung ins Telefonnetz stellt ein SIP-Trunk eines Telefonanbieters her. Sie behalten die Einstellungen und Daten im Haus und telefonieren intern auch dann weiter, wenn das Internet ausfällt. Dafür brauchen Gerät und Software Pflege: Updates, Datensicherung, Ersatz bei einem Defekt.
Sehr kleine Büros: Bei zwei oder drei Telefonen reicht manchmal schon die Telefonfunktion des vorhandenen Routers. Auch das sagen wir Ihnen, bevor Sie etwas Neues anschaffen.

Telefonanlage für kleine Unternehmen und Büros

Ein Betrieb mit fünf oder fünfzehn Arbeitsplätzen braucht keine Anlage mit hundert Funktionen, sondern eine, die zum Alltag passt. Diese Punkte klären wir mit Ihnen, bevor wir etwas empfehlen:

Nebenstellen: Wie viele Personen telefonieren, wie viele gleichzeitig? Wer braucht eine eigene Durchwahl, wo genügt eine gemeinsame Nummer für Empfang oder Werkstatt?
Tischtelefon, DECT oder Softphone: ein IP-Telefon am Schreibtisch, ein schnurloses DECT-Telefon für Werkstatt, Lager und Behandlungsräume, ein Softphone auf PC oder Smartphone für Homeoffice und Außendienst. Größere Gebäude brauchen mehrere DECT-Basisstationen, damit das Gespräch beim Gehen nicht abbricht.
Erreichbarkeit: Rufgruppen, Ansage außerhalb der Öffnungszeiten, Warteschleife, Mailbox mit Zustellung per E-Mail und Weiterleitung aufs Handy.
Türsprechstelle: Eine IP-fähige Türsprechstelle klingelt auf den Telefonen und lässt sich von dort bedienen. Ob Ihre vorhandene Sprechstelle dafür geeignet ist, prüfen wir vor Ort.
Fax: Ein klassisches Faxgerät arbeitet an einem IP-Anschluss oft unzuverlässig. Wer noch faxen muss, etwa in der Praxis oder Kanzlei, ist mit einem Dienst besser bedient, der Faxe als PDF per E-Mail zustellt und versendet.
Geräte am alten Anschluss: Kartenterminal, Alarmanlage, Aufzugnotruf oder Frankiermaschine hängen häufig noch an der Telefonleitung. Sie müssen vor der Umstellung erfasst werden, sonst fallen sie am Stichtag aus.

Teams-Telefonie: mit Microsoft Teams ins Festnetz telefonieren

Wenn Ihr Betrieb ohnehin mit Microsoft 365 arbeitet, kann Teams die Telefonanlage ersetzen. Anrufe von außen kommen dann in Teams an, auf dem PC, dem Smartphone oder einem Teams-Tischtelefon, und Sie rufen mit Ihrer Festnetznummer hinaus. Ihre bestehenden Rufnummern lassen sich in der Regel mitnehmen.

Dafür braucht es zwei Dinge: eine Lizenz mit Telefonfunktion für jede Person, die telefoniert, und eine Anbindung an das Telefonnetz, entweder über einen Tarif von Microsoft oder über einen Telefonanbieter. Welche Variante sich für Sie rechnet, hängt von der Zahl der Nutzer und vom vorhandenen Microsoft-365-Vertrag ab.

Teams-Telefonie passt gut zu Büroarbeitsplätzen und Homeoffice. Weniger gut passt sie, wenn viele schnurlose Telefone, eine Türsprechstelle oder ein Faxgerät angebunden werden sollen. Dann ist eine eigene Telefonanlage oft die einfachere Lösung, auf Wunsch neben Teams. Die Einrichtung von Microsoft 365 selbst gehört zu unserem IT-Service.

ISDN-Anlage ersetzen: der Umstieg auf IP-Telefonie

Die großen Netzbetreiber haben ihre ISDN-Anschlüsse abgeschaltet. Viele ISDN-Telefonanlagen laufen trotzdem weiter, an einem Router oder Wandler, der aus dem IP-Anschluss wieder ISDN macht. Das funktioniert, solange das Gerät hält. Ersatzteile und Updates gibt es für die meisten dieser Anlagen nicht mehr.

Beim Umstieg auf eine VoIP-Telefonanlage nehmen wir zuerst auf, was die alte Anlage heute tut: Rufnummern, Durchwahlen, Rufgruppen, Ansagen, Türsprechstelle, Fax. Die Einstellungen lassen sich nicht übertragen, sie werden in der neuen Anlage neu angelegt. Das ist eine gute Gelegenheit, Altlasten zu streichen.

Die neue Anlage richten wir parallel ein und testen sie, bevor die Rufnummern umgeschaltet werden. Vorhandene Netzwerkdosen und Leitungen nutzen wir, wo sie geeignet sind. Fehlen Anschlüsse oder ist das Netz zu alt, planen wir das zusammen mit dem Netzwerk.

Was wir einrichten

Telefonanlage: als Cloud-Telefonanlage oder als Anlage im eigenen Netz — je nachdem, was zu Ihrem Betrieb passt.
Endgeräte: IP-Tischtelefone, schnurlose DECT-Telefone über IP, Headsets und Softphone-Apps für PC und Smartphone.
Anrufsteuerung: Rufgruppen, Warteschleife, Ansagen, Öffnungszeiten und Mailbox mit Zustellung per E-Mail.
Microsoft Teams: Telefonie direkt aus Teams, mit Ihrer bestehenden Rufnummer.
Anbieterwechsel: Mitnahme Ihrer Rufnummern in Abstimmung mit dem bisherigen und dem neuen Anbieter.
Netzwerk: eigener Netzbereich und Priorisierung der Sprachdaten, damit Gespräche auch bei voller Leitung klar bleiben.
Betreuung danach: neue Mitarbeiter anlegen, Ansagen und Rufgruppen ändern, Updates einspielen. Das meiste geht per Fernwartung.

Gute Sprachqualität ist eine Netzwerkfrage

Wenn Gespräche abgehackt klingen, liegt das selten am Telefon, sondern fast immer am Netzwerk: fehlende Priorisierung, ein ausgelasteter Upload, ein falsch eingestellter Router. Deshalb prüfen wir vor jeder Umstellung die Internetleitung und das interne Netzwerk und richten die Sprachübertragung bevorzugt ein.

Neue Telefone und Headsets liefern wir auf Wunsch gleich mit, fertig eingerichtet — siehe Hardware und Software.

So läuft die Umstellung ab

1. Gespräch und Bestandsaufnahme: Das erste Gespräch am Telefon oder per Video ist kostenlos. Einen Termin vor Ort sprechen wir vorher ab. Dabei sehen wir uns Anschluss, alte Anlage, Telefone und Netzwerk an.
2. Vorschlag: Sie bekommen schriftlich, welche Lösung wir empfehlen, was einmalig anfällt und was laufend, mit einer Alternative, wenn es eine sinnvolle gibt.
3. Rufnummernmitnahme: Wir bereiten den Portierungsauftrag mit Ihnen vor und koordinieren den Termin mit den Anbietern. Den Auftrag unterschreiben Sie als Anschlussinhaber.
4. Einrichtung und Test: Anlage, Telefone, Rufgruppen und Ansagen werden vorbereitet und mit einer Testnummer durchgespielt, während Ihre alte Telefonie weiterläuft.
5. Umschalttag: Den Termin stimmen wir so ab, dass wir an diesem Tag für Sie da sind, im Vogelsbergkreis und im Raum Fulda auf Wunsch vor Ort. Wir prüfen jede Rufnummer ein- und ausgehend.
6. Einweisung und Unterlagen: Ihr Team erfährt, wie Weiterleiten, Rückfrage und Mailbox funktionieren. Zugänge und Einstellungen übergeben wir schriftlich.

Was wir von Ihnen brauchen

Eine aktuelle Telefonrechnung oder den Vertrag: Daraus ergeben sich Anschlussinhaber, Rufnummern und Laufzeit.
Eine Liste, wer unter welcher Nummer erreichbar sein soll und wer wen vertritt.
Ihre Öffnungszeiten und was Anrufer außerhalb davon hören sollen.
Zugang zum Router und, falls vorhanden, zur alten Anlage.
Alle Geräte, die an der Telefonleitung hängen: Fax, Kartenterminal, Alarmanlage, Türsprechstelle.
Für Teams-Telefonie: ein Administratorzugang zu Microsoft 365.
Eine Ansprechperson im Betrieb, die Entscheidungen treffen kann.

Anbieterunabhängig und in der Nähe

Wir sind an keinen Telefonanbieter und keinen Hersteller gebunden. Wir vergleichen mit Ihnen, welche Lösung zu Größe, Anrufaufkommen und Budget passt, und kümmern uns um die Umstellung — damit Ihr Betrieb am Stichtag erreichbar bleibt.

Wir arbeiten herstellerneutral und richten gängige Systeme ein, zum Beispiel 3CX, Starface, Agfeo und Auerswald. Eine vorhandene Anlage übernehmen wir in die Betreuung oder ersetzen sie, wenn sie nicht mehr zum Betrieb passt. Die genannten Namen sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber; wir nennen sie als Beispiele, eine Partnerschaft mit den Herstellern besteht nicht.

Tail Forge Technologies ist ein Einzelunternehmen mit Sitz in Herbstein-Steinfurt. Sie haben einen festen Ansprechpartner, der Ihre Anlage eingerichtet hat und sie kennt. Vor Ort arbeiten wir im Vogelsbergkreis und im Raum Fulda, zum Beispiel als IT-Service in Lauterbach und als IT-Service in Fulda. Änderungen an einer laufenden Anlage erledigen wir meist per Fernwartung. Fragen beantworten wir gern am Telefon oder über die Kontaktseite.

Häufige Fragen

Rufnummernportierung: Wie lange dauert sie, und was geht verloren?

Ihre Rufnummern bleiben in der Regel erhalten. Wie lange die Portierung dauert, hängt von den beteiligten Anbietern ab; der Portierungstermin wird mit dem Anbieter festgelegt. Wir bereiten den Portierungsauftrag vor und koordinieren den Termin. Verloren gehen die Einstellungen der alten Anlage wie Rufgruppen, Ansagen und Kurzwahlen, sie werden neu angelegt. Laufzeit und Kündigungsfrist des alten Vertrags gelten weiter.

Cloud-Telefonanlage oder eigene Anlage — was ist besser?

Für die meisten kleinen Betriebe ist eine Cloud-Telefonanlage die einfachere Wahl: keine eigene Hardware, Updates durch den Anbieter, Nutzung von überall. Eine eigene Anlage lohnt sich eher bei vielen Nebenstellen, besonderen Anforderungen oder schwacher Internetanbindung.

ISDN-Anlage ersetzen: Kann ich meine alten Telefone weiterverwenden?

ISDN-Systemtelefone lassen sich an einer IP-Telefonanlage in der Regel nicht weiterverwenden. Analoge Geräte wie ein einfaches Telefon oder eine Türsprechstelle können oft über einen Adapter angeschlossen werden. Ob sich das lohnt, hängt vom Alter der Geräte ab; das sehen wir uns bei der Bestandsaufnahme an.

Brauche ich für Teams-Telefonie noch eine Telefonanlage?

Nicht unbedingt. Mit einer Lizenz mit Telefonfunktion und einer Anbindung an das Telefonnetz übernimmt Teams Durchwahlen, Rufgruppen und Ansagen. Für schnurlose Telefone, Türsprechstelle oder Fax ist eine eigene Telefonanlage meist die einfachere Lösung.

Was ist ein SIP-Trunk, und brauche ich einen?

Ein SIP-Trunk ist der Telefonanschluss für eine eigene Telefonanlage: Er verbindet die Anlage über das Internet mit dem Telefonnetz und bringt Ihre Rufnummern mit. Sie brauchen ihn nur bei einer Anlage im eigenen Netz. Bei einer Cloud-Telefonanlage ist der Anschluss bereits enthalten.

Was passiert bei einem Internetausfall?

Reine Internettelefonie funktioniert ohne Internet nicht, und IP-Telefone brauchen Strom. Wir richten deshalb eine automatische Umleitung auf Mobilnummern ein und empfehlen bei Bedarf eine Mobilfunk-Ersatzleitung, die bei einem Ausfall einspringt.

Welche Telefonanlagen richten Sie ein?

Wir arbeiten herstellerneutral und richten gängige Systeme ein, zum Beispiel 3CX, Starface, Agfeo und Auerswald, als Cloud-Telefonanlage oder im eigenen Netz. Eine vorhandene Anlage übernehmen wir oder ersetzen sie. Die Namen sind Marken ihrer Inhaber; eine Partnerschaft mit den Herstellern besteht nicht.