Individualsoftware und Schnittstellen für kleine Unternehmen

Individualsoftware oder Standardsoftware: wann sich was lohnt

Die typischen Anzeichen: Daten werden an drei Stellen von Hand erfasst, Excel-Listen wandern per E-Mail hin und her, und niemand weiß, welche Version gilt. Oder ein Standardprogramm deckt achtzig Prozent ab — und die restlichen zwanzig kosten jeden Tag Zeit.

Nicht jedes Problem braucht eigene Software. Oft genügt es, ein vorhandenes Programm richtig einzurichten oder zwei Systeme über eine Schnittstelle zu verbinden. Deshalb prüfen wir zuerst, ob es eine fertige Lösung gibt, und raten zu Individualsoftware nur, wenn sie sich für Sie rechnet. Diese Prüfung ist Teil unserer IT-Beratung.

Zur Einordnung drei Fälle, die wir im Erstgespräch auseinanderhalten:

• Standardsoftware passt, wenn Ihr Ablauf so aussieht wie in den meisten Betrieben: Buchhaltung, Lohn, E-Mail, Textverarbeitung. Sie ist sofort verfügbar und wird vom Hersteller gepflegt. Dafür richten Sie Ihren Ablauf nach dem Programm.
• Eine Schnittstelle genügt, wenn die Programme selbst in Ordnung sind, die Daten aber von Hand von einem ins andere getragen werden.
• Individualsoftware lohnt sich, wenn ein Ablauf täglich vorkommt, für Ihren Betrieb wichtig ist und sich in keinem fertigen Programm sinnvoll abbilden lässt. Dann richtet sich die Software nach Ihrem Ablauf.

Die Rechnung dahinter

Stellen Sie gegenüber, was der Ablauf heute kostet: Stunden pro Woche für doppelte Erfassung, Nachfragen und Korrekturen, dazu die Fehler, die dabei entstehen. Auf der anderen Seite stehen die einmalige Entwicklung und die laufende Pflege. Eigene Software braucht Updates, Sicherheitspflege und gelegentlich Anpassungen, das gehört von Anfang an in die Rechnung. Geht sie nicht auf, sagen wir Ihnen das und empfehlen die Standardlösung.

Schnittstellen programmieren lassen: vorhandene Programme verbinden

Viele Betriebe brauchen kein neues Programm, sondern eine Verbindung zwischen denen, die schon da sind. Eine Schnittstelle überträgt Daten automatisch von einem Programm ins andere, sodass niemand mehr abtippen, exportieren und wieder importieren muss. Wir programmieren solche Schnittstellen und passen sie an, wenn sich eines der beteiligten Programme ändert.

Typische Verbindungen:

• Buchhaltung und Rechnungen: Rechnungen, Zahlungen und Kundendaten zwischen Rechnungsprogramm, Warenwirtschaft und Buchhaltung, zum Beispiel als DATEV-Export für die Steuerkanzlei.
• Onlineshop: Bestellungen, Lagerbestand, Artikel und Preise zwischen Shop und Warenwirtschaft abgleichen.
• Maschinendaten: Stückzahlen, Laufzeiten und Störungen aus der Fertigung in eine Tabelle, eine Datenbank oder eine Auswertung übernehmen. Die Maschinenseite beschreiben wir unter Industrie- und Prozess-IT.
• Zeiterfassung: gebuchte Zeiten an Lohnabrechnung, Projektabrechnung oder Nachkalkulation übergeben.
• Website und Formulare: Anfragen und Bestellungen von der Website direkt in die Auftragsverwaltung übernehmen, statt sie aus E-Mails abzuschreiben.

Typische Formate und Wege

• REST und JSON: der übliche Weg, wenn ein Programm eine API anbietet.
• CSV und XML: Dateiaustausch, wenn es keine API gibt.
• DATEV-Export: Buchungsdaten für die Steuerkanzlei.
• XRechnung und ZUGFeRD: Rechnungsdaten im Format der E-Rechnung.

API-Anbindung

Hat ein Programm eine API, also eine dokumentierte Programmierschnittstelle (heute meist REST), tauschen die Systeme ihre Daten direkt aus: Ein neuer Auftrag im Shop steht kurz darauf in der Warenwirtschaft. Das ist der sauberste Weg, weil nichts zwischengespeichert und nichts von Hand angestoßen wird.

Bietet ein Programm keine API, bleibt meist der Dateiaustausch: ein regelmäßiger Export als CSV- oder XML-Datei, den die Schnittstelle abholt, prüft und ins Zielprogramm einliest. Bevor wir etwas programmieren, klären wir, welche Wege die beteiligten Programme anbieten und was deren Hersteller dafür vorsehen.

Wie so etwas im Betrieb aussieht, zeigt unsere eigene Rechnungssoftware Faktigo: Sie gibt Rechnungen als E-Rechnung in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD aus und übergibt Buchungsdaten per DATEV-Export. Wie Faktigo entstanden ist, steht in der Fallstudie zu Faktigo. Welche Programme bei Ihnen verbunden werden sollen, schildern Sie uns am einfachsten über die Kontaktseite.

Was wir entwickeln

• Webanwendungen und Kundenportale: im Browser, ohne Installation, auf jedem Gerät nutzbar.
• Interne Werkzeuge: Auftragsverwaltung, Einsatzplanung, Lager, Zeiterfassung, Prüfprotokolle.
• Schnittstellen: Anbindung von Warenwirtschaft, Onlineshop, Buchhaltung und DATEV-Export, damit Daten nur einmal erfasst werden.
• Prozessautomatisierung: wiederkehrende Abläufe wie Datenimporte, Berichte, Erinnerungen und Benachrichtigungen laufen von selbst.
• Websites und Onlineshops: schnell, suchmaschinenfreundlich, mit Redaktionssystem zur eigenen Pflege. Mehr dazu unter Webdesign im Vogelsberg.
• Anpassung bestehender Software: Erweiterungen, Fehlerbehebung und Modernisierung, auch bei Programmen, die wir nicht selbst geschrieben haben.

Eigene Software im täglichen Einsatz: Faktigo

Wir entwickeln nicht nur für Kunden. Mit Faktigo betreiben wir eine eigene Rechnungs- und Buchhaltungssoftware für Selbstständige und kleine Unternehmen — mit E-Rechnung im Format XRechnung und ZUGFeRD, GoBD-gerechter Archivierung und DATEV-Export.

Die Anforderungen, die wir dort ernst nehmen — Datensicherheit, gesetzliche Vorgaben, Wartbarkeit über Jahre —, gelten genauso für die Software, die wir für Sie bauen. Faktigo vertreiben wir auch direkt; wer mehr braucht, bekommt es angepasst oder an bestehende Systeme angebunden.

Technik, auf die Sie sich verlassen können

• Verbreitete, gut gepflegte Technologien wie TypeScript, Angular, Node.js und etablierte Datenbanken — keine Nischenlösung, für die in fünf Jahren niemand mehr Entwickler findet.
• Betrieb auf Servern in der EU, auf Wunsch in Deutschland oder in Ihrer eigenen Umgebung.
• Automatisierte Tests, Versionsverwaltung und Dokumentation als Standard.
• Klare vertragliche Regelung zu Quellcode und Nutzungsrechten, bevor die erste Zeile geschrieben wird.

Ablauf eines Softwareprojekts, auch eines kleinen

Ein kleines Projekt, etwa eine Schnittstelle oder ein Werkzeug für einen einzelnen Ablauf, durchläuft dieselben Schritte wie ein großes, nur kürzer. Wir beginnen mit dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet, liefern dafür eine erste nutzbare Version und entscheiden danach gemeinsam, ob und wie es weitergeht. Sie binden sich damit nicht an ein Großprojekt.

• Anforderungsgespräch: Welcher Ablauf soll besser werden, wer arbeitet damit, was muss angebunden werden?
• Konzept und Angebot: Umfang, Zeitplan und Kosten schriftlich, oft mit einer kleinen ersten Version als Einstieg.
• Umsetzung in kurzen Schritten: Sie sehen regelmäßig Zwischenstände und können früh gegensteuern.
• Einführung: Datenübernahme und Schulung Ihres Teams.
• Betrieb und Weiterentwicklung: Updates, Sicherheitspflege und neue Funktionen, wenn Ihr Betrieb wächst.

Häufige Fragen